作为培训管理工作的中重要的一部分,培训项目管理由培训项目计划、项目实施、项目督导、项目评估组成.培训项目计划属于项目管理层面的培训活动,与培训年度计划等区别很大,后者属于整体运作管理层面.年度培训计划做的好则使常规培训项目增加,临时性培训项目尽量减少.
培训项目计划的具体行为结果是形成明确的项目执行计划,即《培训项目计划书》,《培训项目计划书》是基于某一个项目运作的操作控制或执行管理文件.它是项目实施执行、质量控制与监督的有力保证,也具有项目实施前的准备指导、培训功能.
一、培训项目计划的基本工作任务
个人以为,培训项目计划的三个基本任务为:必要性分析,可行性分析,执行计划制订.
必要性分析主要目的是论证项目的必要性.项目的来源包括年度计划内和年度计划外的需求等,必要性分析主要是通过调查研究来判断年度计划内项目是否按计划执行以及年度计划外项目是否增补两个方面的任务.
可行性分析主要是进行资源分析和效果预先估计.主要是对讲师、课程、费用等可控制资源进行分析,看是否能满足需要,另外,效果预先估计也非常重要,投入产出比是重要的指标.
执行计划制订主要是对具体执行步骤和细节进行统筹.主要是资源调配、时间表、控制措施等提出要求.
二、培训项目计划的主要工作内容
根据培训项目计划的三个基本任务即必要性分析,可行性分析,执行计划制订,我们可以将培训项目计划分为四个工作步骤:
1、培训需求分析与项目必要性论证
参加人员的需求是什么?直接上级的需求是什么?需求是否明确?是长期积累下来的需求,还是任务思想?适合的课程需求是什么?适合的培训方式是?是否需要相关部门提供详细的需求调查报告?需求调查是否大规模进行?
2、资源分析与可行性分析
是否具有相应的讲师资源、课程资源?教材是否已经具有?开发是否来得及?讲师是否出差?是否有备用讲师?费用是否有预算?是否能达到基本的培训目标?有无其它更好地培训方式?是最紧迫的吗?可否推迟等待下个会议捆绑方式?
3、立项及培训目标设定
如果必要且可行,则准予立项.立项的任务是目标和主题的设定,提出的课程设置和预期结果的量化,执行控制计划和实施保证手段的思考,甚至包括组织推动行为如是否成立项目组等的讨论.
培训目标的制定中必须学会分辨抽象与具体目标,学会使用目标树工具、 了解目标定性与定量方法,总之要做到制定合理、结合实际.
4、培训项目准备及操作指引:设计和实施行动计划等培训活动
项目资源准备是关键,包括讲师确认:培训讲师的资格认定.讲师分为:内部讲师和外部讲师,内部讲师是指公司内部员工,经过人力资源部认证,具备较高专业知识或从事管理领导岗位,并具备讲师的基本素质,能够进行课堂授课的人员;外部讲师 是指从公司外部聘请的专业讲师,该类讲师需要经过人力资源部进行确认后方可到公司进行授课,各部门如果需要培训外部讲师,须经过公司人力资源部进行确认.
资源的另一个是教材和课程开发准备,必须督促相应讲师进行新教材开发和现有教材的版本提升,并配合进行课程需求调查.
预算管理也是必须的,相关的费用也应经过确认后执行.这里也要提到外部资源的选择与控制即供应商的管理问题.重要对讲师、课程适用性、服务质量、成本等进行测评.
三、培训项目计划书的编写
《培训项目计划书》是具体的操作方案.它回答的是某一项目的定位、目标、什么时候举办、在哪里、谁参加、学什么、需要多少资金、具体操作流程、注意事项等基本问题.它具有培训计划的一般特征,如按照一定的逻辑顺序做出培训时间(When)、培训地点(Where)、培训者(Who)、培训对象(Whom)、培训方式(How)和培训内容(What)等设定,同时也要有必须的资源分配计划、考核、职责、控制等内容.
培训计划书结构要素有:
· 项目培训项目背景:是按培训规划做的、还是临时策划的?为什么?
· 项目定位和目标:本次培训是属于什么性质、将有什么收获、学员和公司分别有何期待等;
· 项目基本信息:起止日期、参加学员、地点、组织方式等;
· 课程设置:以时间、课程、地点、讲师、课时、主要内容等属性说明;
· 实施流程:何时报到、入住、谁召集、讲师由谁调配、讲师何时提交教材等,按照时间流水序列描述;
· 责任分工:学员义务、讲师责任、项目组明确分工等;
· 相关规定:对相关人对某些流程中必须遵守的规则进行说明,如"讲师必须于某日提交教材,否则会影响质量"、"费用承担分解"等等;
· 附属信息:项目组负责人信息等,方便任何相关人的咨询.
· 附件:属于操作指引,如报到路线图、入住说明、财务费用明细、各种管理工具用表等;
四、培训项目计划的控制关键
培训项目计划是培训项目管理中首要的环节,其关键是培训需求调查与研究.培训调查与研究必须建立面向对象的课程配置方案,即学员需要什么、项目的量化目标是什么等问题做出回答.
培训项目计划的关键点有两个:满足子公司内部员工的需求而不是刻舟求剑,注意需求导向;注意组织形式及资源组织.
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