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人力资源总监谈时间管理
  
     管理大师彼得·德鲁克提出了帮助管理者管理时间的三个方法:第一步是记录其时间耗用的实际情形。第二步是要做有系统的时间管理。在进行时间管理的过程中还要问自己三个问题:
  1.首先要找出什么事根本不必做;
  2.时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果;
  3.管理者自己可以控制并且可以消除的——管理者浪费别人的时间。
  在他看来,如果把握住这些要素,就能够成为卓有成效的管理者。
  听起来挺美。但是又看到周围同事和朋友疲惫的面孔,听到周围不少年轻的企业家或职业经理人劳累而死的消息,不由得慨叹,我们真的会时间管理吗?
  前西门子高级副总裁张敦杰先生、北京中科三环高技术股份有限公司副总裁张玮先生对时间管理的理解和应用有着自己的一些体会。
  围绕目标主动管理时间
  “这两年一些管理者由于健康问题而去世,其实就是一个时间管理的问题,为时间所累,为工作所累,而不是主动性去利用时间,所以这不叫主动性的时间管理。”张玮表示自己利用时间本着一个原则,就是不让时间白白的浪费掉,要让时间为自己所用。
  时间管理应该被管理者当作一种本能,应该让所有的时间都围绕着近期和远期的目标去管理,逐步形成一种下意识的本能,没有目标谈时间管理就是空谈。
  而且时间管理一定要采取主动的态度而不是被动的态度。比如最近工作比较紧,我要抓紧时间,所以我要进行时间管理,或者最近我发觉自己有不足,所以才去确定目标进行补习,也就是俗称的缺啥补啥,那就是被动的时间管理。因为你在随着目标跑,而不是目标随着你跑。应该是给自己制定一个长期的计划,比如现在的职业规划,其实就是给自己制定一个长期计划,然后按部就班去逐步实现,让一切目标都属于可控范围之内,这才是主动的时间管理,管理者尤其需要这样。
  “真正能够充分利用时间的人,他对时间管理的概念并不强,因为对他而言这就是应该做的,没什么大不了的或是没什么特殊性,把这种习惯变成骨子里特有的东西,变成简单的本能。千万不能最后成为为时间所累的人,就是时间是充分利用了,把自己反而给累垮了。”总结了达到本能的三个重点:
  1.目标要清晰。不管你个人职业生涯发展的目标还是工作目标,都要清晰,目标还要到位。既然是为了实现目标,目标订下来了,就要有高度的责任感。
  2.要对自己选定的一系列目标抱有饱满的热情和积极的心态;
  3.克服从众心理,不要做无谓的事情。比如别人请你参加某活动,而这个活动和你没有什么直接联系或帮助,而你是碍于情面要去,这样的活动尽量不要参加。
  让大脑成为多核处理器
  在我们的日常工作中,本来制定的日程安排却突然被一些电话或来访的客人所打乱,这时候的时间如何进行管理?
  “这时调整的时间、速度,调整的效率。”张玮认为这是评判优秀管理者的一个指标。他经常给下面的管理干部做这样的实验:给他们三分钟时间来做一篇即兴演讲,但他会在两分半的时候去干扰对方,打断对方的思维。之后再让对方演讲,要求对方不但要把这个被打断的激情接上,有一个酣畅淋漓的结尾,还要把这件被打断的事情也能够处理好。
  通过这样一个实验,实际上就是对一个人的逻辑思维能力、应变能力的考验,考验他在同一时间处理很多不同事情的能力。“这实际就像计算机里的CPU,你不能任务一多就卡壳,所以好的管理者能在同一时间处理非常多的事情和矛盾。”张玮认为任何人刚刚成为管理者的时候,就像一个低频处理器,同一时间往往只能处理一件事情。随着不断学习和实践,有些管理者能够在同一时间处理多个事情,就可以升级为高频处理器。
  “我以前工作时也烦别人打断我,思路断了就容易顾此失彼,或者这个时候我不知道自己应该抓什么,应该放什么,抓什么似乎都不合适,放什么似乎都觉得可惜。现在当我被打断的时候我立刻就要让自己冷静下来,我就开始想目前的局面中哪些事情才是最主要的,他们的先后次序是什么。要抓住主要的矛盾,其他问题自然迎刃而解。这个能力要不断去摸索,不断去锻炼,确实需要一个过程。”
  张敦杰评判的标准就是关键看正在做的工作是否重要。如果非常重要,即使是再熟的朋友,他也会说抱歉,然后再另约时间或者等他把事情处理完再约见,只要解释清楚了大家都理解。如果这个电话或访客都重要,那就按照正在做的工作和这个电话或访客的重要性,安排副手或相应的负责人先接待。一定要按照轻重缓急的顺序来安排,不能着急。
  每日三省
  “我特意把手表拧快5分钟,我就永远比别人快5分钟,如果有一个会议或一件非常重要的事情,我是按照自己手表的时间来看的,只有比别人提前几分钟。”对在德国西门子公司陶冶了六年的张敦杰而言,时间必须按照分来计算,他非常欣赏德国人的守时,他甚至把德国的强大也归结于对于时间的珍视和管理的结果。反观国内的很多企业和会议——不守时,经常迟到而不自知,他对此毫不掩饰自己的反感。“时间观念是责任感的一部分,你对一个单位、一个项目、对你的上级、对你的客户,包括对你的下级,都要有责任感。”
  张玮对此持相同意见,但他还认为时间观念的强弱还和这个人的性格有关系,不同性格的人对时间的珍视程度不一样,也导致了他对时间的管理会产生差异。
  及时对自己进行盘点,对自己的大脑进行梳理,对时间的利用就会提高。“我每天起得很早,五六点就醒了,躺在床上我就开始想,今天要做哪些事,昨天做了哪些事情,哪些做得比较好,哪些有不足,如何解决。盘点自己的行为,盘点自己的工作,包括自己的资源。不断找到自己的不足,不断去弥补这种不足,不断进步。”张敦杰认为这是他这些年养成的一个习惯,要能长时间的坚持才能产生效果。
  “作为管理者,永远要做到大事小事心里一清二楚。晚上盘点是盘点当天的事情,早上盘点是回顾昨天的事情,考虑今天的事情,按照轻重缓急的次序,我就知道哪个项目我需要过问一下,知道它的进展,哪个项目我需要监控一下,哪里出问题了,如何处理。”张敦杰说。
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日期:2009-05-05 11:38:08
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